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Hoefliches Mailen

Auf dieser Seite möchte ich klarstellen, was es bedeutet, höflich zu mailen.

Ich werde gegebenenfalls direkt auf diese Unterseite verlinken (und auch andere dürfen dies gerne tun), dennoch möchte ich anmerken, dass diese Seite in einem Gesamtkontext steht. Beachten Sie bitte das Menü.

Noch schlimmer als den unkoordinierten Umgang mit dem eigenen Mailprogramm finde ich das unflätige Mailen, das eigentlich jeglicher Form und Etikette widerspricht.
Wenn Sie also auch beim Mailen höflich zu Ihren Mitmenschen sein wollen, beachten Sie bitte folgende Hinweise:

Setzen Sie einen Betreff!

Das erste, was man macht, wenn man eine neue E-Mail schreibt, ist, einen aussagekräftigen Betreff in die Betreffzeile zu schreiben.
Ein leerer Betreff landet bei manchen Leuten direkt im Spamfilter, und falls nicht, so kann es durchaus passieren, dass er auf die Schnelle manuell gelöscht wird, da er für eine Spammail gehalten wird, die durch den Filter geschlüpft ist.
Ein aussageloser Betreff wie ,,Hi" bringt unheimlich viel, wenn man ein paar Wochen später noch einmal nachsehen möchte, was Person A einem zum Thema xy geschrieben hat.

Fabrizieren Sie keinen TOFU!

Dass Wikipedia schreibt, TOFU (Text oben, Fullquote unten) sei die übliche Zitierweise im Geschäftsleben und dass auch ich dies bestätigen kann, ändert nichts an der Tatsache, dass diese Zitierweise absolut unpraktisch ist und zudem einen riesigen Overhead an Traffic produziert.
Wer möchte sich schon gerne noch einmal durch alle vorherigen Schreiben, die unten in Form einer riesigen Liste anhängen, durchlesen, wenn man gerade - z.B. nach einer längeren Pause im Schriftwechsel - vergessen hat, auf was sich Person B in der Mail bezieht?
Statt dessen könnte man sich doch dazu besinnen, eine viel effektivere Zitierweise zu nutzen:

Quoten Sie vernünftig!

Lernen Sie quoten. Es wahrt die Übersicht, und man kann sich immer genau auf das Thema oder Teilthema konzentrieren, um das es in dem entsprechenden Absatz geht. Gerade bei langen E-Mails ist dies enorm hilfreich.

quoting

HTML gehört nicht in Mails!

  • Nicht alle Mailclients unterstützen HTML. Es gibt sehr komfortable, jedoch auf Textkonsolen basierende Mailclients, die z.B. im Linux-Bereich sehr verbreitet sind und oft von Technikern und Admins genutzt werden. Im besten Fall kann man den Text noch lesen, wenn die Mail nicht HTML-only ist, und die Bilder einzeln öffnen. Im schlimmsten Fall sieht man nur HTML-Quelltext.
  • Nicht alle Leute wollen HTML-Mails. Mein Client unterstützt sie; ich habe sie jedoch deaktiviert. Es stört einfach meinen Lesefluss, wenn jemand mal wieder auf die Idee kommt, mir eine Mail mit gelber Comicschrift auf braunem Grund zu schicken.
  • HTML-Mails bedeuten ein Sicherheitsrisiko. Besonders Windows-Rechner werden immer wieder von Mail-Würmern infiziert. In HTML kann Java-Script eingebunden werden. Wird eine HTML-Mail mit enthaltenem Java-Script geöffnet, reicht dies oft bereits, den Schadcode auszuführen und das System zu infizieren.
  • HTML-Mails erzeugen einen unnötig großen Overhead. Hat der Empfänger HTML in seinem Client deaktiviert oder formatiert sein Client die Mail anders bei der Darstellung, sieht die HTML-Mail ggf. sowieso völlig anders - vielleicht sogar fehlerhaft - aus. Lassen Sie's einfach.

Vielleicht möchte Ihr Empfänger die Mail auch mit dem Handy abrufen und muss nun unnötig viele Daten abholen und bezahlen. Und die Darstellung ist dann wahrscheinlich ebenfalls wieder kaputt. Es gibt sicherlich noch einige andere, gute Gründe. Fest steht jedenfalls: HTML hat in Mails nichts zu suchen.

Weitere Informationen und weitere Links gibt es hier: http://www.efn.no/html-bad.html

Hängen Sie keine Word-Dokumente und ähnliche Dateien an Mails,

wenn es nicht unbedingt notwendig ist. Stellen Sie vor allem sicher, dass der Empfänger diese Datei auch öffnen kann.
Nicht jeder ist im Besitz eines aktuellen Microsoft Word. Speichern Sie die Datei wenn es geht in einem anderen Format ab. Soll der Empfänger das Dokument lediglich lesen und/oder drucken können, so eignet sich wohl eine PDF-Datei am besten. Soll der Empfänger das Dokument weiterverarbeiten, so einigen sie sich vorher auf ein Format. Es muss nicht immer das neuste Word-Format sein. Oftmals reicht auch ein einfaches RTF. Bei dieser Gelegenheit möchte ich das freie OpenOffice.org sowie das neue OpenDocument-Format empfehlen.

Achten Sie beim Anhängen von Dateien auf die Dateigrößen!

Nicht jeder hat eine Breitbandverbindung zur Verfügung. Viele Leute nutzen Modeme oder ISDN, um ins Internet zu gelangen. Dies hat nichts damit zu tun, dass sie sich weigern, ihre Technik auf den neusten Stand zu bringen, sondern in der Regel daran, dass bei ihnen einfach kein DSL verfügbar ist. Auch Alternativen wie UMTS oder DSL via Sat steht nicht jedem zur Verfügung.
Achten Sie unbedingt darauf, wie groß die Dateien sind, die sie an eine Mail anhängen wollen. Sollten Sie kein Gespür für Dateigrößen haben, so informieren Sie sich zunächst. Ungefragt ein 20 MB-Bild zu versenden, ist einfach eine Frechheit und entspräche einer kommentarlosen Lieferung von 5 Paletten Pflastersteinen, die Sonntag morgens geräuschvoll vor Ihrer Haustüre abgeladen würden, während Sie mit der Bommelmütze auf dem Kopf hilflos zusehen müssten. Ich hoffe, die Metapher trifft es einigermaßen. An einer 20 MB-Mail knabbert ein Empfänger mit ISDN-Verbindung etwa eine Stunde - und in der Regel sind dies keine Flatrates.

Halten Sie sich, wenn möglich, mit der Signaturlänge zurück

Ihre Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummern etc.) hat Ihr Kontakt entweder bereits oder er erfragt sie, wenn er sie benötigt.
Kein Empfänger Ihrer Mails möchte jedes Mal unter Ihrer 4 Zeilen-Mail eine 20 Zeilen-Signatur haben, in der sämtliche Kontaktmöglichkeiten und vielleicht auch noch ihre Schuhgröße und Ihr Sternzeichen enthalten sind.

Im Usenet hat man man sich einst auf 4 Zeilen Signatur geeinigt.
Diese sollte außerdem duch einen standardisierten Signaturtrenner abgegrenzt sein: "-- " (also zwei Bindestriche und ein Leerzeichen). Dies ermöglicht Profi-Mailprogrammen, die dies erkennen, die Signatur beim Klick auf ,,Antworten" automatisch abzutrennen.

Achtung! Für Unternehmen und Selbstständige sind gewisse Angaben in der Signatur seit kurzem verpflichtend. Seit dem 16. November 2006 ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10. November 2006 in Kraft getreten. Seit dem 22.05.2007 müssen nun des Weiteren auch Einzel- und Kleinunternehmer in ihrer E-Mail-Korrespondenz ihre Anschrift und - je nach Geschäftszweig - ggf. auch Weiteres angeben.
Eine detaillierte Übersicht, was für Sie in Frage kommt, finden sie in dem Artikel Abmahnsichere Geschäfts-E-Mail von Heise Resale.

Für den größten Witz halte ich übrigens die E-Mail-Adresse in der Signatur, denn diese steht ja schließlich im Header. Mein Freund Kai Fett von schnisM.net hat mich nun darauf hingewiesen, wie dies wahrscheinlich zustande gekommen ist: So ersetzt Outlook bei einer bekannten Absenderadresse diese gegen den Realnamen des Absenders. Druckt man die Mail nun aus, hat man nur noch den Namen in der Kopfzeile stehen, jedoch nicht mehr die E-Mail-Adresse. Schreibt man sie jedoch in die Signatur, ist wieder nachzuvollziehen, wie die Absenderadresse des Gegenübers lautet.
Sehr fortschrittlich. Da werden dank Microsoft die einfachsten Features dieses Mediums ad absurdum geführt - und das von einem Unternehmen, das erst 20 Jahre später als die anderen bemerkt hat, dass es das Internet gibt und dass man seine Betriebssysteme vielleicht dafür rüsten sollte.
Aber ich will ja nicht lästern. ;)