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Grundlegendes

Klassisch oder Webmail

Zunächst einmal sei betont, dass es zwei grundlegende Methoden zur Verwaltung seiner Mails gibt: der lokale E-Mail-Client auf dem heimischen Rechner und das inzwischen so verbreitete Webmail.
Beide Systeme haben ihre Vor- und Nachteile.

Lokaler Mailclient

Bei der klassischen Methode installiert sich der Benutzer ein Mailprogramm seiner Wahl auf seinem Rechner (und nimmt vorzugsweise nicht das bei Windows vorinstallierte, aber oft sehr unsichere Outlook). Die Auswahl an Mailclients ist gigantisch und reicht von minimalistisch bis komplex und von schlicht bis multimedial. Die Mails werden in der Regel per POP3-Protokoll vom Provider abgeholt und in die lokale Datenbank einsortiert. Der Vorteil hieran ist, dass der eigene Mailverkehr auch ohne Internetverbindung durchsuchbar ist und man seine präferierte Mail-Oberfläche benutzen kann. Ein Vorteil für die einen, ein Nachteil für die anderen ist außerdem, dass hierbei die Verantwortung für die Daten bei einem selbst liegt. Werden sie gelöscht oder geht die Festplatte, die die Daten (von denen man keine Sicherheitskopie gemacht hat) beherbergt, kaputt, ist man selbst verantwortlich. Anders betrachtet liegen die Daten jedoch auch bei einem zu Hause - und nicht auf irgend einem Server im WWW. Ein definitiver Nachteil ist der, dass man sich gegebenenfalls um die Filterung von Viren und Spam kümmern muss, sofern der eigene Mailprovider dies nicht vorsortiert.

Webmail

Die meisten Leute, die ich kenne, nutzen inzwischen ausschließlich Webmail. Selbst einige IT-Profis. Ich nicht. Dazu jedoch später mehr. Webmail hat den Vorteil, dass man seine Mails immer und von überall aus abrufen kann, ohne zu Hause am Rechner sein zu müssen. Ein weiterer Vorteil ist der, dass man sich keine Gedanken um die Viren- und Spamfilterung machen muss, denn alle großen Webmailanbieter filtern dies vor. Auf der Webmailoberfläche kann man den Spamverdacht-Ordner durchsuchen; Mails von regelmäßigen Kontakten werden bei einigen Anbietern außerdem noch von den Mails von unbekannten Absendern getrennt. Ein Nachteil für manche, ein Vorteil für andere ist definitiv der, dass die eigenen Mails auf einem fremden Server im weiten WWW liegen und man auf die Sicherheit dieses Servers keinen Einfluss hat. Hier muss man sich auf seinen Provider verlassen.

Mischformen

Eine geschickte Mischform ist das Lagern der E-Mails in einer IMAP-Struktur des Webmailproviders. So können die Mails zum einen von überall aus per Webmail abgerufen werden, zum anderen kann auch der bevorzugte Mailclient auf diese Struktur zugreifen - und zwar nicht nur von zu Hause aus, denn mit IMAP ist man nicht mehr rechnergebunden. Nicht alle Clients unterstützen IMAP, die meisten jedoch schon.

Eine andere Variante (die ich bevorzuge, aber wohl eher etwas für Linux-Freaks ist), ist das Aufsetzen eines eigenen Mailservers mit IMAP-Struktur sowie mit Viren- und Spamfilter und eigenem Webmail. Somit liegt die Verantwortung in puncto Serversicherheit und Backups bei einem selbst, und man muss seine sensiblen Maildaten nicht blind einem großen Provider anvertrauen.