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Effektives Mailen

Auf dieser Seite möchte ich kurz ausführen, was man zum komfortablen und gut strukturierten Mailen beachten sollte, um die heutige Informationsflut effektiv zu meistern.

Ich werde gegebenenfalls direkt auf diese Unterseite verlinken (und auch andere dürfen dies gerne tun), dennoch möchte ich anmerken, dass diese Seite in einem Gesamtkontext steht. Beachten Sie bitte das Menü.

Klassisch oder Webmail

Ob man klassischerweise einen eigenen Mailclient oder das Webmailinterface seines Mail-Providers nutzt, ist im Prinzip Geschmackssache (siehe Grundlegendes). Wichtig ist zunächst, dass man seine Mails regelmäßig abruft.
Dies gehört zum guten Ton. Sie öffnen schließlich auch regelmäßig ihren Briefkasten. Sollten mehrere Konten bestehen, sollte man schauen, ob man die wenig genutzten nicht auf ein Hauptkonto umleiten kann.

Ordner und Filter

Egal, ob es sich um einen lokalen Mailclient handelt oder um eine Weboberfläche: Die Inbox sollte nicht zu einem Müllhaufen mutieren.
Sie lassen schließlich auch nicht all Ihre Post monatelang unsortiert auf dem Tisch liegen (oder sollten es zumindest nicht). Entweder sollte man regelmäßig ausmisten - oder sortieren und archivieren. Sortieren und Archivieren hat den Vorteil, dass man eine E-Mail-Kommunikation später noch einmal nachvollziehen kann. Bei Briefpost ist man schließlich ebenfalls gut damit beraten, gewissen Schriftverkehr eine Zeit lang aufzubewahren. Und auch wenn es sich nicht um wichtige Mails handelt, kann es doch schön sein, nach ein paar Jahren noch einmal alten Schriftwechsel zu durchstöbern.

Ich selbst habe alle E-Mails seit 1996 archiviert. Schon in früheren Zeiten war es mit vernünftigen Programmen wie CrossPoint möglich, komfortablen und effektiven E-Mail-Verkehr zu betreiben.

CrossPoint 1996

Dies ist eine meiner ersten E-Mails aus dem Jahre 1996 von meinem lieben Freund Kai Fett.
Wie man sehen kann, war sowohl meine damalige E-Mail-Adresse als auch die Zeit, die eine E-Mail unterwegs sein konnte, noch etwas länger. :-) Verschlüsselung und Signierung von E-Mails (damals mit PGP) habe ich ebenfalls schon genutzt.

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Ordnung im Mailordner

In E-Mail-Systemen - egal in welchen - hat man die Möglichkeit, eine Ordnerstruktur anzulegen, in der man seinen Schriftverkehr anschließend entweder manuell oder aber automatisch - durch angelegte Filter - einsortieren kann. Auch manche Webmaildienste bieten die Möglichkeit, Filter anzulegen. Ordnet man alles vernünftig, hat man weder Probleme mit der Anzahl noch mit der Übersicht der Mails.

Und so kann ein gut sortiertes Mailprogramm aussehen. Wie man sehen kann, werden aufeinander bezogene Nachrichten mithilfe der sich im Header der Mail befindlichen Message-ID zu einem strukturierten Baum (auch Thread genannt) zusammengesetzt.

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Claws Mail 2007

Einen vernünftigen Mailclient nutzen

Leider ignorieren gerade große Mailprogramme wie Outlook konsequent jegliche Standards.
So zerstört Outlook beispielsweise die Message-IDs, sodass ein Nachrichten-Baum von anderen Clients nicht aufgebaut werden kann. Des Weiteren antwortet ein deutsches Outlook standardmäßig mit AW: anstatt mit dem standardisierten Re: auf eine Mail. So kann entweder so etwas wie auf dem nebenstehenden Bild oder (wenn der empfangede Client nicht so intelligent ist wie meiner) schlimmstenfalls ein sich hochschaukelndes Re: AW: Re: AW: Re: AW: Re: AW: Freitag entstehen.
Idealerweise sollte es aber eher aussehen wie auf dem unteren Bild.

Es gibt genügend Mailclients für jedes Betriebssystem. Man muss nicht immer unbedingt das nutzen, was zufällig dabei war.

Für den ,,Anfänger", mit dem Wunsch nach weniger Komplexität und einer sehr benutzerfreundlichen Oberfläche, kann ich Mozilla Thunderbird empfehlen. Diesen gibt es sowohl für Windows als auch für Linux.
E-Mail-Fans und Filter-Freaks kann ich Claws Mail (für Linux oder Windows) oder The Bat (ausschließlich für Windows) an Herz legen.

Natürlich gibt es noch eine ganze Reihe anderer Clients, doch dies sind meine Favoriten. Thunderbird ist vom Grundaufbau recht simpel gestrickt, jedoch durch Plugins erweiterbar und definitiv auch für Leute geeignet, die kein E-Mail-Fachchinesisch sprechen können. Claws Mail und The Bat dagegen sind echte Profi-Clients, die schon in ihrer Grundausstattung sehr komplexe Filterungs- und Verarbeitungsmöglichkeiten bieten. The Bat ist allerdings Shareware - seinen Preis ist es aber durchaus wert.

Re: AW:


Re